10个电子邮件礼仪的最佳实践技巧
电子邮件礼仪包括一系列规定电子邮件语气、语法和结构的准则。在电子邮件交流时，注意相关礼仪对于确保邮件信息清楚、文笔流畅且引人注目至关重要。客户、同事、经理和利益相关者之间每天发送数百万封电子邮件。因此，了解如何避免邮件礼仪上的错误可以防止误解并以积极态度发展业务。
如果您想确保自己的电子邮件尽可能专业，那么掌握电子邮件礼仪非常重要。我们将为您介绍有关电子邮件礼仪的最佳实践技巧，帮助您将电子邮件提升到一个新的水平。
什么是电子邮件礼仪？
电子邮件礼仪是帮助您以恰当的方式在专业和社交方面用电子邮件进行交流的指南。它会根据收件人的身份以及邮件的整体语气和风格而有所不同。在商务邮件中，其目标是确保您的内容清晰明了且尊重对方。同时，基本的电子邮件礼仪在各行业和文化之间也会有所不同，因为它是由社会规范决定的。
电子邮件礼仪为什么很重要？
无论您是撰写销售电子邮件还是建立触发活动，礼仪对于以专业方式通过电子邮件交流、与客户建立积极关系以及维护品牌声誉都至关重要。电子邮件礼仪还向收件人表明您重视与他们的关系以及他们的时间。以下是正确的电子邮件礼仪至关重要的几个原因：
· 确保清晰度。您的电子邮件越清晰，阅读和理解起来就越容易。这意味着收件人将更快地回复您的消息。
· 避免误解。您与客户之间的误解会令客户感到沮丧，从而导致销售额下降。误解还会在您和团队之间造成摩擦，导致项目延迟和逾期。
· 尽量减少错误。编写有效电子邮件的最佳常见做法是避免语法和拼写错误，因为这些错误会让您的企业显得不专业、懒惰或缺乏经验。
· 减少责任问题。电子邮件礼仪可以帮助您以符合电子邮件政策的方式进行沟通，从而减少出现法律问题的可能性。
· 最大限度地提高效率。当您的电子邮件直接切中要点时，可以减少沟通所耗费的时间。
10 个电子邮件礼仪技巧
无论您是初次接触电子邮件礼仪的新手还是需要更新之前所掌握的知识，下面的建议都可以帮助您在符合礼仪规范的要求下撰写专业的电子邮件。
1. 使用直接的主题行
消费者每天都会收到几封电子邮件，强力的主题行可以确保您的电子邮件在众多未打开的邮件中脱颖而出。由于主题行是人们在收件箱中首先看到的内容，因此它应该更加直接且具有足够的描述性，以便清楚地说明电子邮件的内容。否则，用户可能永远不会与它互动。
无论您使用的是流行的还是更简单的电子邮件主题行，请尝试提供邮件主题的背景信息，但不要太夸张或模糊。最好避免使用误导性的主题行，因为它们会诱使用户认为电子邮件是关于某个主题的，而实际上它们并无关系。
一些简单明了的主题行如下：
· Agenda for meeting on [month]/[date]
· 50% off storewide + Free shipping
· Your order has shipped
2. 适当问候您的受众
确保以适当的称呼问候您的受众。在电子邮件中使用的问候类型取决于您与收件人的关系以及所发送的信息。例如，你不会在向客户发送电子邮件时使用“Yo [name]”作为称呼，但如果正在与朋友交谈，您可能会这样做。以下是您可以在邮件中使用的一些常用问候语：
· Hello [name],
· Hi [name],
· Dear [name],
此外，您还可以用对方的惯用称呼或职业头衔来问候对方。这包括Mr., Mrs., Dr等。
如果您是第一次给某人发送电子邮件，请不要忘记在问候之后介绍自己。坚持简短而切中要点的介绍，并表明您为什么有兴趣开始对话。这可以确保您给人留下良好的第一印象。
3. 不要使用无回复电子邮件地址
无回复电子邮件地址是不允许收件人回复的地址。它通常用于不需要回复的交易电子邮件和营销活动。但是，这种类型的地址会对客户体验产生负面影响，因为收件人无法回复并获得所需的支持。它也会影响邮件的送达率。
4. 避免使用表情符号
避免在专业电子邮件中使用表情符号。虽然我们在给朋友和家人发短信时可能经常会使用表情符号，但它们在专业场合会被认为太过随意了。表情符号可能更适合针对年轻受众的营销活动，而不是与客户或同事的日常对话。
5. 正确使用 CC 或 BCC
CC（抄送）和 BCC（密件抄送）是您在撰写电子邮件时可能见过的两种电子邮件发送方式。CC（抄送）通常用于不需要回复但收件人会了解情况的电子邮件中。另一方面，BCC（密件抄送）电子邮件可以在与多个收件人通信时保持地址的私密性和安全性。虽然它们看起来起来很相似，但用途却有所不同，因此应当正确地使用它们。
6. 遵守语法规则
语法规则包括使用正确的标点符号、避免句子片段、使用主动语态以及许多其他可以使您的写作更清晰、更出色的准则。您可以使用语法检查软件来使过程更轻松，但依然要了解基础知识，因为检查软件并不总是能发现您的错误。
7. 包含专业的结尾
专业地结束您的电子邮件与问候语一样重要。因为结尾是人们阅读的最后一项内容，这影响他们是否会进一步阅读您的电子邮件。就像问候语一样，它应当反映您的电子邮件的声音和语调。
8. 校对内容
校对内容是最重要的电子邮件营销实践之一。它可以防止出现拼写、语法或格式错误等损害品牌声誉的状况。多次检查内容，大声朗读电子邮件，并请其他人审阅以发现您可能遗漏的部分。您还可以向自己发送测试电子邮件以验证其中是否存在错误。并在进行电子邮件测试时，检查所有附件和链接的状态否正常。
9. 注意语气
注意邮件的语气，避免给人留下消极或粗鲁的印象。毕竟，您不知道别人会如何解读您的电子邮件。一定要使用积极、友好的语言，避免采用太多感叹号和全大写字母，这会让人觉得是在对读者大喊大叫，降低人们的阅读兴趣。
10. 保持内容简短
如果您正在与同事交谈，冗长的电子邮件会占用人们很多忙碌的时间，在移动设备上阅读冗长的电子邮件也很困难。保持电子邮件内容简短可以防止收件人失去兴趣并停止阅读，推动客户进入营销或销售漏斗的下一步。
使用电子邮件礼仪
在专业环境中通过电子邮件进行沟通时，注意礼仪可以起到很大的作用。这不仅可以向收件人表明你对他们的尊重和重视，还可以确保你的业务得到积极正面的反馈。此外，它还可以提高沟通效率，减少与客户、同事、利益相关者等之间的摩擦。因此，请使用上述礼仪技巧，使您的邮件更有效、更清晰。